Datenschutzhinweise

• Du nutzt den Helpdesk über Deinen Arbeitgeber (Zugang über einen Firmen-Buchungslink): Es gelten Teil A und Teil C.
• Du buchst direkt als Privatperson oder Unternehmen ohne Rahmenvertrag (Direktbuchung mit eigener Zahlung): Es gelten Teil B und Teil C.

Verantwortlicher für die in diesen Hinweisen beschriebenen Verarbeitungen ist:

wirkt.ai GmbH
Destouchesstraße 18, 80803 München
E-Mail: info@wirkt.ai

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht bestellt, da hierzu keine gesetzliche Verpflichtung besteht. Für Anliegen zum Datenschutz erreichst Du uns unter support@helpdesk.wirkt.ai.

Den Zugang zum wirkt.ai Helpdesk erhältst Du über Deinen Arbeitgeber, der den Dienst für Dich beauftragt hat. Dein Arbeitgeber und wir sind jeweils eigenständig datenschutzrechtlich verantwortlich: Wir verantworten die in diesen Hinweisen beschriebenen Verarbeitungen. Für Verarbeitungen, die in der Verantwortung Deines Arbeitgebers liegen, etwa die Entscheidung, den Dienst einzusetzen, und die dortige Auswertung, ist Dein Arbeitgeber verantwortlich; wende Dich hierzu bitte an ihn.

Im Rahmen der Nutzung über Deinen Arbeitgeber verarbeiten wir:

• Kontakt- und Zugangsdaten, insbesondere Deine geschäftliche E-Mail-Adresse;
• Angaben zu Deinem Anliegen, den betroffenen KI-Systemen und der gewünschten Sprache;
• Termin- und Abwicklungsdaten der Buchung sowie den Verlauf der Anfrage;
• die Inhalte, die Du im Rahmen einer Session mit dem Experten teilst;
• sofern Du eingewilligt hast: das Transkript Deiner Session sowie die daraus erstellte Zusammenfassung (siehe C.7);
• Rückmeldungen und Bewertungen, die Du nach einer Session abgibst;
• Deine Anfragen an unseren Support und Problemmeldungen zu Sessions;
• Angaben zur Herkunft Deiner Buchung, etwa über welchen Link oder welche Kampagne Du zu uns gekommen bist (siehe C.10);
• technische Daten, die beim Betrieb der Plattform anfallen (siehe C.8 und C.9).

Unser berechtigtes Interesse besteht in der wirtschaftlichen und sicheren Erbringung der Leistung sowie in der Weiterentwicklung unseres Angebots.

Die Angabe Deiner geschäftlichen E-Mail-Adresse und Deines Anliegens ist für die Bearbeitung Deiner Buchung erforderlich. Ohne diese Angaben können wir die Leistung nicht erbringen. Weitergehende Angaben machst Du freiwillig.

Im Rahmen der Direktbuchung verarbeiten wir:

• Kontakt- und Identifikationsdaten: Name, E-Mail-Adresse;
• Rechnungsdaten: Rechnungsanschrift sowie — bei Unternehmern optional — Umsatzsteuer-Identifikationsnummer;
• Zahlungsdaten: Informationen zur Zahlungsabwicklung über unseren Zahlungsdienstleister Stripe, insbesondere Transaktionsstatus, Zahlungsmethode und Transaktionsreferenz. Vollständige Kartendaten werden ausschließlich von Stripe verarbeitet und erreichen uns nicht;
• Buchungsdaten: Angaben zu Deinem Anliegen, den betroffenen KI-Systemen, der gewünschten Sprache sowie der gewählten Leistungsstufe und Dauer;
• Termin- und Abwicklungsdaten der Buchung sowie der Verlauf der Anfrage, einschließlich etwaiger Stornierungen, Verschiebungen, Erstattungen und Widerrufe;
• Session-Inhalte: die Inhalte, die Du im Rahmen einer Session mit dem Experten teilst;
• sofern Du eingewilligt hast: das Transkript Deiner Session sowie die daraus erstellte Zusammenfassung (siehe C.7);
• Rückmeldungen und Bewertungen, die Du nach einer Session abgibst;
• Support-Anfragen: Deine Anfragen an unseren Support und Problemmeldungen zu Sessions;
• Herkunftsangaben: über welchen Link, welche Kampagne oder welchen Rabattcode Du zu uns gekommen bist (siehe C.10);
• technische Daten, die beim Betrieb der Plattform anfallen (siehe C.8 und C.9).

Unser berechtigtes Interesse besteht in der wirtschaftlichen und sicheren Erbringung der Leistung, dem Schutz vor Missbrauch und Zahlungsausfällen sowie in der Weiterentwicklung unseres Angebots.

Die Zahlungsabwicklung erfolgt über den Zahlungsdienstleister Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., Irland; Muttergesellschaft Stripe, Inc., USA). Stripe verarbeitet Deine Zahlungsdaten teilweise in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortung; Informationen hierzu findest Du in der Datenschutzerklärung von Stripe.

Die Angabe Deines Namens, Deiner E-Mail-Adresse und Deiner Rechnungsanschrift sowie die Durchführung der Zahlung sind für den Vertragsschluss und die Bearbeitung Deiner Buchung erforderlich. Ohne diese Angaben können wir die Leistung nicht erbringen. Weitergehende Angaben machst Du freiwillig.

Teile in einer Session nur Informationen, zu deren Offenlegung Du berechtigt bist, und gehe mit personenbezogenen Daten Dritter sparsam um.

Die Leistung selbst erbringen die von uns eingesetzten Experten. Diese erhalten die für die jeweilige Session erforderlichen Daten, insbesondere die von Dir geteilten Inhalte, und verarbeiten diese ausschließlich in unserem Auftrag, nach unserer Weisung und in der von uns bereitgestellten Umgebung. Die Experten haben ihren Sitz in der EU oder im EWR.

Für Betrieb, Speicherung und Kommunikation setzen wir zudem technische Dienstleister als Auftragsverarbeiter ein:

Soweit dabei personenbezogene Daten in die USA oder andere Drittländer übermittelt werden, erfolgt dies auf Grundlage der Anforderungen des Kapitels V DSGVO, insbesondere auf Grundlage von Standardvertragsklauseln der EU-Kommission oder, soweit vorhanden, eines Angemessenheitsbeschlusses (EU-US Data Privacy Framework). Eine Kopie der Garantien stellen wir auf Anfrage bereit.

Wir werten Daten aus der Nutzung des wirkt.ai Helpdesk in pseudonymisierter Form auch kundenübergreifend aus, um unser Leistungsangebot zu analysieren und weiterzuentwickeln. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Du kannst dieser Verarbeitung jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO). Es genügt eine Nachricht an support@helpdesk.wirkt.ai. Nach einem Widerspruch verarbeiten wir Deine Daten nicht mehr für diesen Zweck, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen.

Du kannst uns Deine Einwilligung erteilen, Dir per E-Mail Informationen zu unserem Leistungsangebot zuzusenden, etwa zu neuen Themenschwerpunkten, Formaten oder Angeboten. Die Erteilung ist freiwillig; sie ist keine Voraussetzung für die Nutzung des wirkt.ai Helpdesk, und Dir entstehen keine Nachteile, wenn Du sie nicht erteilst oder später widerrufst.

Verarbeitete Daten: Deine E-Mail-Adresse, Dein Name (soweit angegeben) sowie Datum und Nachweis Deiner Einwilligung. Ergänzend verarbeiten wir, ob und wann eine Nachricht zugestellt wurde.

Rechtsgrundlage: Deine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG. Der Versand erfolgt über unseren Dienstleister Resend (siehe Ziffer C.2).

Widerruf: Du kannst Deine Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Es genügt der Abmeldelink in jeder Nachricht oder eine Nachricht an support@helpdesk.wirkt.ai. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Speicherdauer: Wir verarbeiten Deine Daten für diesen Zweck bis zum Widerruf Deiner Einwilligung. Den Nachweis der Einwilligung und ihres Widerrufs bewahren wir darüber hinaus so lange auf, wie dies zur Erfüllung unserer Rechenschaftspflicht nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO und zur Abwehr von Ansprüchen erforderlich ist.

Wir sind berechtigt, personenbezogene Daten aus der Nutzung des wirkt.ai Helpdesk zu anonymisieren. Anonymisierte Daten lassen keinen Rückschluss auf Deine Person zu und unterliegen nicht mehr dem Datenschutzrecht; wir nutzen sie für Statistiken und zur Weiterentwicklung unseres Angebots.

Bei der Buchung schlägt eine KI-gestützte Einschätzung eine Leistungsstufe und eine Dauer vor und zeigt die voraussichtliche Vergütung an. Der Vorschlag dient allein Deiner Orientierung und ist von Dir anpassbar. Darüber hinaus erstellt eine KI aus Deinem Anliegen einen Vorschlag für das Ziel der Session; der Experte stimmt dieses Ziel zu Beginn der Session mit Dir ab und kann es anpassen. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung im Sinne des Art. 22 DSGVO ist damit jeweils nicht verbunden.

Auf Deinen Wunsch transkribieren wir Deine Session und stellen Dir im Anschluss eine Zusammenfassung per E-Mail zur Verfügung.

Freiwilligkeit und Einwilligung: Die Transkription erfolgt nur, wenn Du zuvor eingewilligt hast — bei der Buchung über die entsprechende Checkbox oder mündlich zu Beginn der Session gegenüber dem Experten. Die Einwilligung ist freiwillig; sie ist keine Voraussetzung für die Durchführung der Session, und Dir entstehen keine Nachteile, wenn Du sie nicht erteilst. Ohne Einwilligung findet keine Transkription statt; der Experte dokumentiert die Session in diesem Fall manuell. Die Transkription wird vom Experten in Microsoft Teams gestartet und ist dort für alle Teilnehmer sichtbar gekennzeichnet.

Verarbeitete Daten: das in der Session gesprochene Wort als Text-Transkript einschließlich Sprecherzuordnung (Rohtranskript) sowie die daraus erstellte Zusammenfassung. Die Zusammenfassung wird KI-gestützt (Anthropic, siehe C.2) aus dem Transkript, dem Session-Ziel und den gemeinsam festgehaltenen Ergebnissen erstellt und Dir per E-Mail zugesandt.

Qualitätssicherung der Expertenleistung: Vor der Löschung werten wir das Rohtranskript zudem automatisiert aus, um die Qualität der Expertenleistung zu sichern und Experten Hinweise zur Verbesserung ihrer Sessionführung zu geben. Diese Auswertungen enthalten keine wörtlichen Gesprächsinhalte und ausschließlich pseudonymisierte Angaben zu Teilnehmenden; sie sind nur für den jeweiligen Experten einsehbar.

Rechtsgrundlagen: für Transkription und Erstellung sowie Versand der Zusammenfassung Deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); für die befristete Aufbewahrung des Rohtranskripts nach der Session sowie für dessen Auswertung zur Qualitätssicherung der Expertenleistung unser berechtigtes Interesse an der Qualitätssicherung und an der Klärung etwaiger Beanstandungen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Speicherdauer: Das Rohtranskript wird spätestens zwei Monate nach dem Ende der Session vollständig gelöscht — einschließlich der zur Durchführung genutzten Microsoft-Umgebung. Ergibt sich aus Deiner Rückmeldung, dass die Session zufriedenstellend verlaufen ist, oder entfällt der Aufbewahrungszweck früher, löschen wir das Rohtranskript bereits vor Ablauf dieser Frist. Die Zusammenfassung sowie das Session-Ziel und die festgehaltenen Ergebnisse bleiben als Teil der Session-Dokumentation gespeichert; hierfür gilt die allgemeine Speicherdauer nach C.11.

Widerruf: Du kannst Deine Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen — zu Beginn oder während der Session mündlich gegenüber dem Experten oder per Nachricht an support@helpdesk.wirkt.ai. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Beim Aufruf der Plattform übermittelt Dein Browser automatisch technische Daten an unseren Hosting-Dienstleister Cloudflare (siehe C.2), insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, die aufgerufene Adresse, die Seite, von der aus Du zugreifst (Referrer-URL), sowie Browser und Betriebssystem. Diese Daten sind für die Auslieferung der Plattform und die Abwehr von Angriffen erforderlich und werden kurzzeitig in Server-Logfiles gespeichert.

Zum Schutz der Plattform vor Missbrauch, Angriffen und Störungen protokollieren wir außerdem bestimmte sicherheitsrelevante Ereignisse — etwa auffällig häufige Anfragen, fehlgeschlagene Prüfungen von Zugriffs-Links, Anzeichen automatisierter Zugriffe sowie technische Störungen der von uns eingesetzten Dienste.

Dabei verarbeiten wir insbesondere: die IP-Adresse, technische Angaben zum verwendeten Browser (User-Agent), Zeitpunkt und Art des Ereignisses sowie gegebenenfalls die Zuordnung zu einem Kundenunternehmen.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Sicherheit der Plattform und der Verhinderung von Missbrauch (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Die Protokolleinträge werden spätestens 90 Tage nach ihrer Entstehung automatisch gelöscht. Eine längere Aufbewahrung erfolgt nur im Einzelfall, soweit sie zur Aufklärung oder Abwehr konkreter Angriffe oder zur Geltendmachung oder Abwehr von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Du kannst dieser Verarbeitung unter den Voraussetzungen des Art. 21 DSGVO widersprechen (siehe C.12).

Die Plattform speichert Informationen in Deinem Browser (Cookies sowie lokaler Speicher des Browsers). Ohne Einwilligung speichern wir nur, was für die Nutzung technisch erforderlich ist: Deine Anmeldesitzung, Deine Sprachwahl und Deine Einstellungen zur Einwilligung. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, für die weitere Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO.

Sofern Du über das Einwilligungsbanner zustimmst, nutzen wir Google Analytics 4 der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, um die Nutzung der Plattform auszuwerten. Ohne Deine Einwilligung setzen wir keine Analyse-Cookies. Google Analytics 4 speichert keine vollständigen IP-Adressen. Dabei können Daten an die Google LLC in die USA übermittelt werden; Google ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.

Rechtsgrundlage ist Deine Einwilligung (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Die Analysedaten werden nach 14 Monaten gelöscht. Über den Link „Cookie-Einstellungen“ am Ende jeder Seite kannst Du Deine Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen oder ändern.

Rufst Du die Plattform über einen Link mit Kampagnen- oder Referrer-Angaben auf, etwa mit Kampagnenparametern, einer Klickkennung aus Google Ads oder einem Referrer-Code, speichern wir diese Angaben für die Dauer Deines Besuchs in Deinem Browser und bei einer Buchung zusammen mit dieser.

Wir nutzen sie, um den Erfolg unserer Werbung auszuwerten und Buchungen Referrern zuzuordnen, die uns empfehlen und dafür eine Provision erhalten. Bei der Direktbuchung wenden wir damit außerdem einen gültigen Rabattcode an. Rechtsgrundlage ist für den Rabatt Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für Zuordnung und Auswertung Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Messung unserer Werbung und der korrekten Vergütung unserer Referrer.

Der Referrer erfährt nur, dass über seinen Code oder seine Firmenzuordnung eine Buchung zustande gekommen ist, und die Höhe seiner Provision. Deinen Namen, Deine Kontaktdaten und Deine Session-Inhalte erhält er nicht.

Die Angaben speichern wir so lange wie die zugehörige Buchung (siehe C.11); soweit sie Grundlage einer Provisionsabrechnung sind, gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

Wir speichern Deine Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist. Buchungs- und Session-Daten verarbeiten wir für die Dauer der Leistungserbringung und darüber hinaus bis zum Ablauf möglicher Verjährungsfristen. Für Rohtranskripte von Sessions gelten die besonderen Löschfristen nach C.7. Für Sicherheitsprotokolle gilt die besondere Löschfrist nach C.8. Rechnungen und abrechnungsrelevante Daten bewahren wir im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen auf, in der Regel zehn Jahre (§ 147 AO, § 14b UStG); dies gilt auch, wenn eine zugrunde liegende Buchung storniert oder widerrufen wurde. Danach werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.

Du hast im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf:

• Auskunft über die zu Deiner Person verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO);
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO);
• Löschung (Art. 17 DSGVO);
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO);
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO);
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO), insbesondere gegen die Auswertung nach C.3, die Qualitätssicherungs-Auswertung nach C.7, die Sicherheitsprotokollierung nach C.8 und die Zuordnung Deiner Buchung nach C.10;
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO), insbesondere für den Versand nach C.4, die Transkription nach C.7 und die Reichweitenmessung nach C.9.

Zur Ausübung Deiner Rechte wende Dich an support@helpdesk.wirkt.ai.

Du hast das Recht, Dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Für uns zuständig ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach.

Wir passen diese Hinweise an, wenn sich die Verarbeitung oder die rechtlichen Vorgaben ändern. Es gilt jeweils die auf der Plattform verlinkte aktuelle Fassung.